Vertragsmanagement

Kennen Sie alle Verträge Ihres Verantwortungsbereichs, Ihres Unternehmens? Damit sind nicht die Verträge, die das Kerngeschäft Ihres Unternehmens betreffen, Kauf-, Werk-, Dienst-, Verwaltungs- oder Behandlungsverträge gemeint, sondern die Vielzahl der Verträge, die das Betreiben des Kerngeschäftes überhaupt erst ermöglichen. Zumeist läuft das Management dieser Verträge ausschließlich über die Köpfe der damit befassten Verantwortlichen, also über die Unternehmensleitung, über die Rechtsabteilung, über leitende Mitarbeiter, manchmal auch nur über die Sekretärin – und wenn eine wichtige Person ausfällt, sei es durch Urlaub, Krankheit oder Rente, ist häufig auch die Kenntnis von den Verträgen im Unternehmen nicht mehr präsent.

An dieser Stelle setzt ein wirkungsvolles Vertragsmanagement an:

Die Verträge müssen strukturiert und in ihrer Summe transparent gemacht werden. Die engen ehedem personenbezogenen Kenntnisse und Verknüpfungen über die bestehenden Verträge müssen gelöst werden. Die Verantwortlichen werden zudem entlastet und gewinnen Zeit für ihre wesentlichen Aufgaben.

Der Weg zu einem wirksamen Vertragsmanagement führt über ein Erarbeiten der Gemeinsamkeiten der Verträge, ebenso wie die spezifischen Unterschiede verschiedener Vertragstypen. Ein zwanzigseitiger individueller Vertrag, Versicherungspolicen, Kreditverträge, Leasingverträge, Telekommunikations- oder umfangreiche Werkverträge lassen sich nicht in Ihrer Gesamtheit vollständig überblicken. Erst eine strukturierte Erfassung kann hier zu mehr Überblick führen.

Es geht um die Vertragsparteien, um Inhalte, Leistungskontrolle, um Abnahme, Laufzeit, Kündigungsmöglichkeiten und Kündigungsfristen und schließlich um die Gesamtkosten und Risiken, mit denen insgesamt zu rechnen ist. Ein oft nicht betrachteter Faktor ist die Eigenleistung des Unternehmens, also die Leistung, die als Mitwirkungspflichten definiert (oder schlicht vorausgesetzt) sind und im Unternehmen oft ganz erhebliche Ressourcen, Personal, Sachmittel und nicht zuletzt Geld binden. Im Extremfall können die Eigenleistungen – man denke an die Einführung neuer Softwarelösungen – die Fremdkosten um ein Vielfaches übersteigen.